Jak praktycznie wykorzystać aplikację icmInspector do diagnozowania i monitorowania kultury bezpieczeństwa żywności

dr inż. Katarzyna Godlewska

Kultura bezpieczeństwa żywności

Kultura bezpieczeństwa żywności jak każde wdrożenie w firmie powinno się opierać na cyklu skutecznego działania – tj. planowaniu – wdrażaniu – kontrolowaniu i usprawnianiu. Też zgodnie z cyklem Deminga oraz doświadczeniem nauk o zarządzaniu - im więcej czasu poświeci się na planowanie i im lepszy plan powstanie, tym łatwiejsze i efektywniejsze jest samo wdrożenie. Przy czym planowanie powinno się odnosić do stanu zastanego, by wiadomo było co w zakładzie jest prawidłowo, a jakie procesy, zachowania budzą niepokój, bądź mogą stwarzać zagrożenie. Przykładowy cykl wdrożenia pokazano na rys. 1.

Analiza sytuacji obecnej: Wprowadzenie i metody przeprowadzania analizy SWOT

Pierwszym krokiem zatem będzie analiza sytuacji obecnej. Analizę te można wykonać na co najmniej dwa sposoby. Pierwszy z nich to analiza SWOT, w wykonywaniu której uczestniczy co najmniej zespół ds. HACCP, a lepiej by udział wzięła cała kadra managerska, która w sposób naturalny zostanie zespołem ds. KBŻ.

Analiza SWOT to kartka A4 podzielona na 4 równe pola, gdzie po kolei wypisuje się mocne strony organizacji (strenghts), słabe strony (weaknesses), szanse (opportunities) oraz zagrożenia (threats). Metody przeprowadzania analizy SWOT mogą być różne – praca indywidualna, a potem zbiorowe omówienie poszczególnych wyników czy robiona zbiorowo -  też wszyscy razem lub w poddziale na grupy, z których każda zajmuje się jedną „ćwiartką” analizy. Omawianie powinno dać możliwość pojawienia się dodatkowym pomysłom. Należy pamiętać przy tego typu zadaniach, że osoba prowadząca spotkanie nie może pozwolić zdominować jednemu z uczestników dyskusji, by nie doszło np. do „wygładzenia” i „upiększenia” stanu obecnego. Jeśli wśród potencjalnych uczestników może znajdować się osoba o takiej charakterystyce należy albo uprzedzić i poprosić przed spotkaniem o odpowiednie zachowanie lub – lepiej – zawrzeć kontrakt z uczestnikami i umówić się na konkretny sposób pracy. Druga opcja daje odpowiedzialność przed całą grupą i jest wygodniejsza dla prowadzącego, gdyż działa tzw. odpowiedzialność zbiorowa.

Do przeprowadzenia analizy SWOT można wykorzystać aplikacje icmInspector jako narzędzie komunikacyjne – do zapisu, ale też przypominania o zadaniu. Każdy z uczestników dostaje link do analizy i w dogodnym dla siebie czasie wypełnia wszystkie, bądź wybrane pola. Uczestnik ma możliwość powrotu do swoich wyników kilkukrotnie w zadany oknie czasowym, by np. coś dodać, uzupełnić. Aplikacja scala wyniki od poszczególnych uczestników. Następnie wyniki można jeszcze przy pomocy aplikacji i tych samych uczestników uszeregować według wybranego kryterium.

Analiza sytuacji obecnej: Opracowanie kwestionariusza ankiety i wyzwania związane z jego wykonaniem

Drugi sposób na analizę sytuacji obecnej to opracowanie kwestionariusza ankiety i przebadanie nim pracowników. Tu graniczenia są następujące – jeśli pracownicy nie mają zaufania do pracodawcy mogą udzielać odpowiedzi takich jak wydaje im się, że pracodawca by sobie życzył. Ponadto przy badaniach ankietowych powstaje problem reprezentatywnego doboru próby do badań – gdyż zazwyczaj nie jest możliwe, by w ankiecie wzięli udział wszyscy pracownicy. Należy zatem pamiętać, że każda zmiana, każdy dział, obszar powinien mieć możliwość wzięcia udziału w ankiecie. Dodatkową trudnością, z która może zmierzyć się zakład jest obecność obcokrajowców. Nie można ich w takiej ankiecie pominąć, gdyż ich punkt widzenia sytuacji w zakładzie może być odmienny od stanowisk zajmowanych rzez pracowników z Polski.

Skąd wziąć odpowiednia ankietę?

Można i właściwie należy ułożyć samemu, by badać realia panujące w danym zakładzie. Decydując się na samodzielne układanie ankiety dobrze jest wykorzystać informacje uzyskane w trakcie analizy SWOT, gdyż wtedy jest szansa na dokładniejsze zbadanie zjawiska, o którym wspomniano w tej analizie. Można korzystać z podpowiedzi – dobrym źródłem takich pytań mogą być ankiety dedykowane bezpieczeństwu BHP. Pojawiło się też kilka publikacji z gotowymi ankietami już w obszarze kultury bezpieczeństwa żywności. Dobre przygotowanie ankiety może spowodować powstanie narzędzia również do mierzenia postępu we wdrażaniu. W tabeli 1 pokazano przykładowe obszary, o które należałoby spytać pracowników w ankiecie.

Opracowanie efektywnej ankiety: Zasady formułowania pytań i uwzględnienie różnic między działami firmy

Dobre ułożenie ankiety powinno zawierać tzw. pytania krzyżowe, żeby sprawdzić czy pracownik udziela zbieżnych odpowiedzi na zadane pytania. Poszczególne zagadnienia dobrze by były oceniane w skali np. o 1 do 6 oceniając stopień wdrożenia wymagań. W pomiarze kultury bezpieczeństwa żywności bardzo istotna może okazać się różnica w ocenie danego elementu kultury przez poszczególne działy firmy – ankieta powinna więc identyfikować w jakim dziale pracuje osoba udzielająca odpowiedzi.
Ankieta powinna być krótka i rzeczowa (zazwyczaj dla pomiarów kultury jakości stosuje się około 20-30 pytań), i dotykać najważniejszych problemów, z których może wynikać niski poziom kultury bezpieczeństwa i jakości żywności danej organizacji. W ankiecie powinno znaleźć się miejsce na własne propozycje ankietowanych dotyczące obszarów doskonalenia.

Po zakończeniu ankiety należy rozważyć jakie czynniki wpłynęły na uzyskane odpowiedzi. Zdarza się, że wielokrotne próby wprowadzenia zarządzania kolektywnego i wielokrotne nieudane wprowadzanie zmian może zniechęcić pracowników do aktywności i odpowiedzialności. Zdarza się, że zanim przejdzie się do KBŻ, Zarząd będzie musiał wywiązać się z wcześniejszych obietnic – np. dotyczących odzieży ochronnej.

Po podliczeniu i przeanalizowaniu wyników ankiety oraz ustaleniu prawdopodobnych czynników wpływających na odpowiedzi, a także mając w pamięci wyniki analizy SWOT należy opracować strategię działania.

Do przeprowadzenia ankiety można skorzystać z rozwiązania icmInspector. Ankieta wprowadzona do aplikacji może być wysyłana do wypełniających ankietę przy pomocy powiadomienia mailowe, w aplikacji lub zapraszająca do wypełnienia z podanego linku. Wyniki ankiety również aplikacja podliczy.

Przegląd problemów zgłaszanych przez pracowników: Istotny element oceny kultury bezpieczeństwa żywności

Elementem przygotowania do oceny poziomu kultury bezpieczeństwa żywności może być również przegląd problemów zgłaszanych przez pracowników w ramach poufnego systemu umożliwiającego zgłaszanie problemów związanych z bezpieczeństwem, integralnością, jakością i zgodnością z prawem produktów. Konieczność wprowadzenia takiego systemu jest jednym z nowych wymagań wersji ósmej standardu BRC FOOD.

Przykładowo, w planie rozwoju kultury jakości i bezpieczeństwa żywności może być zawarty szeroki zakres działań, które mogą być związane z:

• Badaniem satysfakcji pracowników, skoncentrowanym na wartościach i kulturze.
• Oceną pracowniczą (face-to-face) i programami motywacyjnymi.
• Mechanizmami informacji zwrotnych ( np. dotyczące personelu).
• Przeglądem programów szkoleń oraz rozwojem kompetencji i świadomości pracowników.
• Pracą grupową (np. zaangażowanie pracowników w ustalanie celów jakościowych).
• Strategiami skutecznej komunikacji.
• Działaniami poświadczającymi zaangażowanie w utrzymywanie standardów bezpieczeństwa żywności.

Brak zainteresowania i zaangażowania najważniejszych osób w organizacji może spowodować, ze wdrożenie KBŻ nie będzie sukcesem, a tylko pozorną zmianą.

Na prawie każdym etapie do badan ankietowych znów można wykorzystać aplikacje icmInspector.

Zeskanuj lub kliknij tutaj i wypróbuj wersję demo systemu icmInspector przez 14 dni za free.

Powrót