Digitalizacja kontroli jakości pomaga zmniejszyć liczbę błędów wykrywanych przez zewnętrznych audytorów w przemyśle spożywczym

W ostatnich latach obserwuje się dynamiczny rozwój technologii informatycznych w różnych gałęziach przemysłu, w tym w sektorze spożywczym. Produkcja żywności objęta jest szeregiem wymagań wynikających m.in. z systemów HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Points) oraz IFS (International Featured Standards). Wdrożenie tych systemów obliguje przedsiębiorstwa do prowadzenia rzetelnej i bieżącej dokumentacji procesów, kontroli jakości oraz działań korygujących w przypadku wystąpienia niezgodności. Coraz częściej jednak zwraca się uwagę na to, że tradycyjne, papierowe formy rejestracji danych niosą ze sobą wiele zagrożeń i są przyczyną błędów ujawnianych przez audytorów zewnętrznych.

Jaki wpływ ma wdrożenie systemu digitalizacji kontroli jakości jakim jest icmInspectoru na minimalizację różnego rodzaju niezgodności i błędów, które pojawiają się w trakcie audytów zewnętrznych w przedsiębiorstwach spożywczych? Z poniższego materiału dowiesz się, że dość znaczący...

1. Rola audytów zewnętrznych w przemyśle spożywczym

Audytorzy zewnętrzni są upoważnieni do oceny zgodności funkcjonowania przedsiębiorstwa z przyjętymi wymaganiami prawnymi oraz założeniami systemów jakości, takich jak HACCP i IFS. Podczas wizytacji sprawdzają:

1. Prawidłowość i kompletność dokumentacji – weryfikują, czy wszelkie zapisy (m.in. analizy zagrożeń, pomiary, kontrole CCP, wyniki testów mikrobiologicznych) są przechowywane i prowadzone w sposób czytelny, systematyczny i dostępny.
2. Zgodność procesów produkcyjnych z dokumentacją – oceniają, czy to, co zapisano w procedurach, jest faktycznie realizowane w praktyce.
3. Skuteczność działań korygujących – sprawdzają, w jaki sposób przedsiębiorstwo reaguje na wykryte odchylenia i jak dokumentuje podjęte środki naprawcze.

Nieprawidłowości i braki w dokumentacji to jedna z najczęściej stwierdzanych niezgodności podczas audytów zewnętrznych. Wśród głównych przyczyn wymienia się m.in. trudności związane z dużą ilością danych gromadzonych papierowo, brak spójności informacji czy nieczytelne zapisy.

2. Typowe błędy ujawniane przez audytorów zewnętrznych w kontekście dokumentacji papierowej

Na podstawie opracowań branżowych oraz raportów publikowanych przez organizacje zajmujące się certyfikacją i audytami (np. SGS, Bureau Veritas), można wyróżnić najczęstsze kategorie błędów związanych z papierową dokumentacją:

1. Błędy proceduralne
   • Niezgodność zapisów w poszczególnych dokumentach (np. różnice między wytycznymi w instrukcji a rzeczywistymi danymi w kartach kontroli).
   • Nieaktualne procedury lub brak śladów przeprowadzonych aktualizacji.
2. Błędy w rejestrach i raportach
   • Niewłaściwe datowanie dokumentów, brak podpisów lub nieczytelne odręczne notatki.
   • Powielone informacje w różnych miejscach bez spójnego systemu weryfikacji, co prowadzi do rozbieżności w zapisach (np. inne wartości w kartach kontroli i w raporcie miesięcznym).
3. Utrudnione gromadzenie i analiza danych
   • Konieczność ręcznego przepisywania danych z jednych formularzy na inne, co zwiększa ryzyko popełnienia błędów.
   • Brak jednolitego miejsca przechowywania dużej liczby dokumentów, co skutkuje częstym zagubieniem lub błędnym zarchiwizowaniem części danych.
4. Problemy z bezpieczeństwem i dostępnością dokumentów
   • Zaginięcie lub zniszczenie dokumentacji (np. w wyniku zdarzeń losowych: zalania, pożaru).
   • Ograniczony wgląd dla pracowników, którzy aktualnie potrzebują informacji.

Wszystkie wymienione wyżej problemy bezpośrednio przekładają się na wyniki audytów zewnętrznych i mogą negatywnie wpłynąć na ocenę przedsiębiorstwa, a w skrajnych przypadkach nawet uniemożliwić uzyskanie lub utrzymanie certyfikatu potwierdzającego zgodność z HACCP, IFS bądź innymi normami.

3. Digitalizacja procesów kontroli jakości – założenia i korzyści

Wdrożenie systemu digitalizacji procesów kontroli jakości w przedsiębiorstwach spożywczych polega na przejściu od prowadzenia dokumentacji papierowej do wykorzystania oprogramowania oraz urządzeń elektronicznych (np. tabletów, smartfonów, terminali przemysłowych). Tego typu rozwiązania pozwalają na:

1. Automatyzację wprowadzania danych
   • Rejestracja wyników pomiarów (np. temperatury, wilgotności) za pomocą sensorów i bezpośredni przesył danych do systemu informatycznego.
   • Eliminacja ręcznego wypełniania formularzy papierowych.
2. Centralizację i ujednolicenie dokumentacji
   • Przechowywanie wszystkich informacji w scentralizowanej bazie danych, co ułatwia wyszukiwanie i analizę raportów.
   • Możliwość dostępu do dokumentacji na różnych poziomach uprawnień dla poszczególnych pracowników.
3. Bieżące monitorowanie i raportowanie
   • Generowanie automatycznych alertów w przypadku odchyleń od norm (np. zbyt wysoka temperatura magazynu).
   • Dostęp do raportów i analiz w czasie rzeczywistym, co przyspiesza identyfikację i usuwanie źródeł problemów.
4. Zwiększenie transparentności i wiarygodności danych
   • Eliminacja ryzyka fałszowania dokumentacji czy nieczytelnych wpisów.
   • Każda zmiana w systemie jest rejestrowana (np. dzięki funkcji „śledzenia zmian”), co zapewnia audytowalność i umożliwia dokładne sprawdzenie historii wprowadzanych danych.
5. Łatwiejsze spełnianie wymagań norm jakościowych
   • System może automatycznie powiadamiać o niezbędnych aktualizacjach procedur, terminach przeglądów i kalibracji urządzeń czy przeglądach wewnętrznych.
   • Zapewnienie szybkiej i kompleksowej prezentacji żądanych informacji audytorom zewnętrznym.

4. Przykłady badań i analiz potwierdzających skuteczność cyfryzacji

Wielu ekspertów podkreśla, że automatyzacja i cyfryzacja procesów kontroli jakości przekłada się na zauważalne korzyści w kontekście przejrzystości i rzetelności danych. Przykładowo:

• Raport z 2021 roku opublikowany przez stowarzyszenie GFSI (Global Food Safety Initiative) wskazuje, że firmy spożywcze, które wdrożyły zaawansowane systemy cyfrowe do zarządzania dokumentacją HACCP, odnotowały o 30% mniej niezgodności w obszarze dokumentacyjnym podczas audytów zewnętrznych w porównaniu do firm opierających się na dokumentach papierowych.
• Badania przeprowadzone wśród przedsiębiorstw certyfikowanych na zgodność z IFS (wg raportu SGS, 2020) wykazały, że korzystanie z systemów do automatycznego monitorowania krytycznych punktów kontroli (CCP) znacząco ograniczyło liczbę błędów dotyczących spóźnionych lub niekompletnych zapisów.
• Analizy branżowe firm doradczych (np. Deloitte, PwC) wskazują, że przedsiębiorstwa, które zdecydowały się na kompleksową digitalizację, notują wyraźną poprawę w zakresie bezpieczeństwa danych, a także skrócenie czasu potrzebnego na analizę i przygotowanie raportów przed audytami.

Wyniki tych badań potwierdzają tezę, że cyfrowe narzędzia wspierające kontrolę jakości przyczyniają się do poprawy efektywności systemów zarządzania bezpieczeństwem żywności oraz minimalizacji typowych błędów związanych z rejestrowaniem i przechowywaniem danych.

5. Wyzwania we wdrażaniu systemów digitalizacji

Mimo wielu zalet, wdrożenie digitalizacji procesów kontroli jakości wciąż stanowi wyzwanie dla części przedsiębiorstw spożywczych. Najczęściej wymieniane trudności to:

1. Koszty inwestycji
   • Zakup oprogramowania, urządzeń mobilnych, szkolenia pracowników – wszystko to może generować znaczne koszty początkowe.
2. Oporność na zmiany organizacyjne
   • Pracownicy przyzwyczajeni do tradycyjnych metod często wykazują opór przed nowymi technologiami, co wymaga dodatkowej motywacji, szkoleń i wsparcia.
   • Konieczność zmian w strukturze procedur i wdrożenia nowych schematów postępowania.
3. Bezpieczeństwo danych
   • Konieczność zabezpieczenia cyfrowej bazy danych przed nieautoryzowanym dostępem, cyberatakami czy utratą danych (np. w wyniku awarii serwerów).
   • Zapewnienie odpowiednich kopii zapasowych i planu odzyskiwania danych w sytuacjach kryzysowych.
4. Integracja z innymi systemami
   • Często istnieje potrzeba zintegrowania systemów do kontroli jakości z innymi rozwiązaniami informatycznymi w firmie (np. ERP, systemy kadrowe, systemy zarządzania produkcją), co może wymagać skomplikowanych prac wdrożeniowych.

Pomimo tych wyzwań, coraz więcej przedsiębiorstw spożywczych decyduje się na inwestycje w digitalizację, dostrzegając wymierne korzyści zarówno w kontekście jakości i bezpieczeństwa produktów, jak i w poprawie wyników audytów zewnętrznych.

Pytanie co dalej?

Wdrożenie digitalizacji procesów kontroli jakości w sektorze spożywczym stanowi istotny krok w kierunku zapewnienia większej spójności i rzetelności dokumentacji, co jest kluczowe dla utrzymania zgodności z wymaganiami systemów HACCP i IFS. Analizy i raporty z branży jednoznacznie wskazują, że papierowa dokumentacja jest źródłem licznych błędów, które mogą być wykrywane przez audytorów zewnętrznych – od niekompletnych rejestrów i niespójnych danych, po problemy z bezpieczeństwem czy przechowywaniem dokumentacji.

Nowoczesne systemy takie jak icmInspector oparte na automatyzacji i cyfryzacji, pozwalają zminimalizować ryzyko pojawienia się tych nieprawidłowości, a jednocześnie zapewniają większą transparentność procesów, ułatwiają prowadzenie analiz i raportów oraz umożliwiają szybką reakcję w przypadku wykrycia odchyleń. Ponadto służą poprawie komunikacji w organizacji, co przekłada się na ogólną efektywność oraz pozwala skupić się na ciągłym doskonaleniu jakości wyrobów.

Cyfryzacja dokumentacji oraz procesów kontroli jakości pozwala ograniczyć liczbę błędów ujawnianych podczas audytów zewnętrznych, co przekłada się bezpośrednio na lepszą ocenę przedsiębiorstwa w zakresie bezpieczeństwa i jakości produkcji żywności. Chociaż wdrożenie nowoczesnych systemów wiąże się z wyzwaniami finansowymi i organizacyjnymi, w dłuższej perspektywie przynosi szereg korzyści, przyczyniając się do poprawy efektywności i wiarygodności działań związanych z zarządzaniem jakością w branży spożywczej.

Jeżeli potrzebujesz fachowej pomocy we wdrożeniu systemu, który zwiększy skuteczności zarządzania ryzykiem a także jeszcze lepiej przygotuje Twoje przedsiębiorstwo do weryfikacji i audytów zewnętrznych zapraszamy do kontaktu!

Bibliografia:

1. GFSI (2021), Global Food Safety Initiative – Annual Report, [online].
2. SGS (2020), Implementation of Digital Tools in IFS-certified Companies.
3. Deloitte (2019), Food Safety & Quality Management: Trends and Digital Transformation.
4. PwC (2021), Challenges in the Food Supply Chain: How Digitalization Helps.
5. Bureau Veritas (2020), Key Non-Conformities in Food Safety Audits – Analysis and Recommendations.